Определение приоритетов по принципу срочности и важности
Верное определение приоритетов
В соответствии с пирамиде потребностей Маслоу, нас не интересует общественное признание и самореализация, пока мы голодны либо не находимся в безопасности: сперва необходимо удовлетворить потребности низшего уровня, дабы переходить к верхнему.
По тому же принципу выстроена пирамида продуктивности, совокупность, которую предлагает создатель книги «Пирамида эффективности» – сертифицированный тренер по продуктивности.
Перед тем как заняться тайм-менеджментом, нужно навести порядок в своей квартире и в офисе, в собственном компьютере, и лишь по окончании всего этого возможно заниматься целеполаганием и максимально реализовывать собственный потенциал.
Приоритеты
Вторая «П» в принципе тайм-менеджмента обозначает приоритеты. В собственной книге о навыках высокоэффективных людей Стивен Кови пишет, что «принципиально важно не сделать вашим приоритетом расписание, а расписать ваши приоритеты».
Распределение всех задач в порядке их приоритета дает познание того, какие конкретно как раз действия оказывают помощь вам продвинуться, приближают к вашим целям и к серьёзным делам, так дабы последние не были внезапно нежданно срочными.
Определение приоритетов по важности и принципу срочности
Одну из самые информативных концепций, с которой я познакомилась и на практике, и в теоретических изучениях, Кови и другие авторы именуют «матрицей срочности/важности». До тех пор пока я не определила об этом несложном подходе к определению приоритетов, мне было достаточно сложно растолковывать своим клиентам, как совладать с данной задачей.
Посредством данного способа вы значительно несложнее станете выделять приоритетные задачи в повседневной рутине и в долговременной возможности. Он окажет помощь вам ответить на несложный вопрос: что для меня самое серьёзное, над чем я обязан трудиться прежде всего?
Существует множество интерпретаций и вариантов «матрицы срочности/важности». Самый узнаваемый бразильский специалист по тайм-менеджменту Кристиан Барбоса из компании Triad Productivity Solutions усовершенствовал эту концепцию, добавив еще один элемент – «события» и создав так, как он сам это назвал, «триаду тайм-менеджмента».
Под «событиями» в этом контексте понимаются ненужные действия, социальные обязательства, каждая активность, которая оборачивается безлюдной утратой времени. Быть может, вам стоит включить эту категорию, в то время, когда вы станете определять приоритет всех ваших задач по принципу «срочности/важности».
Ниже представлена легко поменянная «матрица срочности/важности». Эти трансформации я внесла в хороший вариант по окончании того, как опробовала его на собственных тренингах и в деятельности тренера и консультанта. Эта же схема лежит в базе всего последующего дискуссии.
Определение приоритетов
- Принципиально важно и безотлагательно
- Принципиально важно и не безотлагательно
- Не имеет значения и безотлагательно
- Не имеет значения и не безотлагательно
Начнем с определений «серьёзное» и «срочное». Серьёзные задачи – это значимые задачи. Как раз от них сильно зависит достижение целей и ваш успех.
Срочные задачи требуют немедленных действий либо внимания, но значительно чаще не имеют отношения к достижению ваших целей.
Оперируя этими двумя терминами, вы сможете решить, чем стоит заняться прежде всего. Мы с вами уже выяснили продуктивность: это исполнение самого серьёзного прежде всего и, например, исполнение того, что быстрее всего приведет вас к вашим целям. При определении приоритетов и планировании деятельности сконцентрируйтесь на серьёзных задачах, другими словами тех, каковые относятся к категориям «Принципиально важно и Безотлагательно» и «Принципиально важно и не безотлагательно».
Категория 1. Принципиально важно и Безотлагательно
Задачи, каковые вы отнесли к данной категории, нужно выполнить обязательно:
Срочные непредвиденные задачи. Как бы шепетильно вы ни планировали деятельность, постоянно возникают непредвиденные события. И тогда вам требуется израсходовать время на решение этих вопросов, не смотря на то, что они и не были внесены в ваш календарь заблаговременно.
В зависимости от срочности и важности этих событий, быть может, вам кроме того нужно будет отложить какие-то из рассчетных дел, дабы совладать с нежданно появившимися.
Принципиально ответственные встречи. Это основополагающий фактор продвижения вашей карьеры либо проекта. Сроки сдачи проекта.
Это не те сроки, каковые вы устанавливаете сами для себя, а те, каковые были оговорены в качестве ваших обязательств и нарушение которых приведет к негативным последствиям для вас.
направляться не забывать, что значительно легче включить задачи из категории «Принципиально важно и Безотлагательно» в ваш календарь и осознать, как с ними совладать, в случае если у вас имеется четкое представление обо всех ваших делах на сутки либо на 7 дней.
Категория 2. Принципиально важно и не безотлагательно
Задачи из данной категории снабжают ваш успех. К ним относится следующее:
стратегическое планирование и Подготовка. Сформулируйте, в чем заключаются ваши индивидуальные и опытные цели, и цели компании. Долговременное планирование окажет помощь свести к минимуму либо вовсе исключить появление дел из категории «Принципиально важно и Безотлагательно».
Работа над проектами. Планируйте собственную работу так, дабы проекты не начинали зависеть от дедлайнов и не становились источником неприятностей.
профессиональное развитие и Обучение. Это та деятельность, которая оказывает большое влияние на ваш достижение целей и профессиональный рост.
Занятия спортом, забота и отдых о себе. Не забудьте включить эти ответственные и несрочные дела в ваш календарь, дабы они стали вашими приоритетами.
Категория 3. Не имеет значения и Безотлагательно
Стоит обучиться избавляться от всех тех задач, каковые относятся к категории «Не имеет значения и Безотлагательно». Они приводят к ненужному стрессу. К ним относится следующее:
Возможности с ограничением по времени. Время от времени нам выпадает какая-то возможность, но, дабы ею воспользоваться, нужно успеть до конкретного срока. Потому, что ограничение по времени формирует у нас чувство срочности, весьма легко утратить голову и переоценить важность.
Так что сделайте паузу и решите, вправду ли это хорошая возможность либо легко еще одна задача, на которую вы лишь впустую израсходуете время.
Просьбы о предоставлении информации либо о помощи. В большинстве случаев, в то время, когда люди молят о помощи либо запрашивают данные, они ожидают немедленной реакции с вашей стороны, и сообщить «нет» не редкость затруднительно.
Дедлайны, установленные вами. Через чур довольно часто люди без объективной необходимости сами устанавливают себе дедлайны по проектам либо итогам.
Категория 4. Не имеет значения и не безотлагательно
Попытайтесь избегать задач, каковые попадают в категорию «Не имеет значения и не безотлагательно». Непредвиденные паузы в работе. Стандартные примеры: люди, каковые приходят без приглашения, незапланированные телефонные звонки, отвлекающие мысли.
Телефонные звонки. К ним относятся звонки «для поддержания взаимоотношений», без определенной цели, не несущие информации, не требующие предстоящих действий.
Деловые встречи. Не хорошо организованные деловые встречи, на которых не достигаются цели, нет обмена информацией и не происходит никаких действий.
«Похитители времени». Это все те дела, которыми мы занимаемся, дабы не трудиться по-настоящему, а также перекладывание бумаг, прокрастинация, просмотр сайтов либо телепрограмм, присутствие в соцсетях. Обычно мы попусту теряем солидную часть отечественного времени.
На просмотр телевизора американцы в среднем тратят около 30 часов в неделю.
Само собой разумеется, мне, как и всем, нравятся качественные телевизионные программы, а телевидение занимает хорошее место в индустрии развлечений, но сейчас через чур много людей выполняют нескончаемые часы перед телевизором. А ведь это время возможно было бы применять, дабы продвинуться хотя бы на ход к собственной цели.
Это время возможно было бы с большей пользой израсходовать на саморазвитие либо завершение задач и проектов, каковые «висят» на вас. Избегайте того, что «Не имеет значения и не безотлагательно». Сосредоточьте упрочнения на вправду проектах и важных задачах, каковые оказывают громаднейшее влияние на ваш успех, карьеру и чувство счастья.
Сравним целый процесс с наполнением стеклянного сосуда. Сперва в сосуд необходимо поместить камни и небольшую гальку, после этого песок и лишь позже наливать воду, по причине того, что, в случае если начать с воды, для всего остального просто не останется места. Если вы представите, что ваши самые серьёзные дела и проекты – это галька и камни, и внесете их в собственный календарь первыми, то все другое – вода и песок – покажется в вашем календаре в том месте, где для этого найдется свободное время.
В итоге вы обучитесь сказать «нет», отказываться от тех дел, каковые становятся для вас безлюдной тратой времени, и сводить к минимуму неважные задачи. Чем больше вы практикуете навыки тайм-менеджмента, чем действеннее расставляете задачи в порядке их приоритета, тем лучше станете оценивать настоящую важность каждой задачи и осознавать, необходимо ли вам браться за ее исполнение.
В то время, когда вы определите больше о тайм-менеджменте и осознаете сокровище собственного времени, то станете более шепетильно его оберегать и пресекать попытки вторых людей «красть» ваше время неважными делами и пустыми разговорами.
Определение приоритета задач по принципу их важности и срочности окажет помощь вам осознать, чем направляться заниматься в течение рабочего дня, семь дней, года и месяца. Вы станете трудиться над теми задачами, каковые приведут вас к достижению целей.
Помимо этого, это разрешит осмыслить, какие конкретно цели вы должны перед собой поставить, в то время, когда выделяете максимум вероятного времени на достижение того, что есть самым ответственным. Уделяя больше внимания тому, на что вы тратите собственный время, вы начнете лучше осознавать, как направить упрочнения на более значимые дела.
Главные выводы
- Определяйте приоритеты собственных дел и задач. Это станет гарантией того, что вы занимаетесь тем, что самый принципиально важно.
- Оценивайте каждое дело и задачу с позиции их важности и срочности.
- Смотрите за тем, сколько времени вы тратите на дела, отвлекающие вас от вправду серьёзных задач.
© TimesNet.ru
