Как привести дела в порядок: техника gtd (getting things done)

Автор: vitanuova ·

Мастерство продуктивности без стресса

Советы от Дэвида Аллена будут нужны и тем, кто в первый раз услышал об данной методологии, и преданным поклонникам техники GTD (Getting Things Done), просматривавшим первое издание и желающим быть в курсе всех трансформаций.

Getting Things Done – не просто о том, как привести дела в порядок. Это о том, как грамотно справляться с работой и личной жизнью. Эта методика – итог двадцатилетней работы автора.

Среди российских менеджеров она стала мегапопулярной еще до перевода книги на русский язык в 2007 году.

В книге «Как привести дела в порядок» вы отыщете все о том, как много и прекрасно трудиться и приобретать от этого наслаждение: как собирать и обрабатывать данные, мгновенно выбирать необходимое воздействие, планировать и осуществлять контроль работу, отделять основное от второстепенного, сохраняя сознание ясным, а мысли – упорядоченными.

Важность умения концентрироваться на результате

Умение направлять воображение и мыслительные процессы на смену обстановки изучалось и продвигалось в самых разнообразных контекстах: от первых книг по хорошему мышлению до недавних открытий в сфере нейрофизиологии.

Я был заинтересован в применении данного принципа с позиций существующей действительности: оказывает помощь ли он привести дела в порядок? А вдруг это так, то как наилучшим образом применить его к управлению собственной судьбой? Вправду ли мы можем применять эти сведенья так, дабы добиться желаемого результата с меньшими затратами? Ответом на вопрос стало уверенное «Да!»

быстрый путь и Концентрация к цели

За годы работы я убедился, что использование методики, изложенной в данной книге, оказывает помощь людям получать больших результатов в собственной повседневной деятельности. Если вы сделаете эту методику собственной стандартной практикой в произвольных обстановках – от обработки электронной почты до приобретения дома либо компании и до структурирования рабочий встречи либо общения с детьми, уровень вашей персональной продуктивности поразительно повысится.

Многие из моих клиентов, начавших использовать эту методику на практике, на данный момент уже взяли увеличение по работе либо нашли себе новую работу, поменяли собственные образ жизни и карьерные ожидания. Эти процедуры прекрасно зарекомендовали себя в отечественной повседневной рутинной деятельности. В то время, когда вы демонстрируете себе и окружающим способность и свою эффективность справляться с делами на своем месте, вероятнее, вы в том месте задержитесь недолго.

Само собой разумеется, те люди, каковые готовы начать использовать методику GTD, в большинстве случаев уже деятельно занимаются саморазвитием и не считаюм, что продолжат делать все ту же работу год спустя. Но им нравится сама возможность посредством GTD добиться собственной цели стремительнее и с меньшей затратой упрочнений. Парадоксально, но факт: люди, которым меньше всего нужна эта методика, в большинстве случаев осваивают ее стремительнее и используют активнее вторых.

Сперва меня это озадачивало, а после этого я осознал, что одним из самые важных результатов применения методики есть так именуемое освобождение от трения (как в силе торможения). А кто заинтересован в этом больше всего? Те, кто прилагает больше всех упрочнений, дабы продвинуться скоро и легко.

Мне очень многое разрешила возможность учиться и обучать вторых справляться с повседневной действительностью на базисном уровне, где резина касается асфальта, и использовать силу хорошего мышления во всех практических обстановках отечественной повседневной жизни.

Часть подзаголовка «стремительный путь к цели», возможно, может ввести в заблуждение. Для некоторых главным трансформацией, которое эта методика привнесла в их жизнь, есть именно замедление скорости процессов, возможность прекратить бег по кругу, отыскать время позаботиться о себе. Так, подводя результат, возможно заявить, что GTD оказывает помощь человеку стать более осознанным, сконцентрированным и талантливым получать результатов и желаемых изменений, какими бы они ни были.

«Проводить больше времени с дочерью» – такой же конкретный проект, как и каждый, и он в равной степени требует определения следующих действий. Смутное гнетущее чувство, что вы должны что-то поменять в отношениях с дочерью, но этого не делаете, может сводить с ума.

Мне довольно часто доводится трудиться с людьми, каковые готовы признавать незавершенные вопросы, тревожащие их на данном уровне, записывать их, определять конкретные проекты по ним и решать, какие конкретно следующие действия предпринять, пока они не добьются желаемого результата. Возможно, это и имеется подлинная продуктивность в самом ярком ее проявлении.

Важность прикладного мышления, ориентированного на итог

Тут я желал бы обратить внимание на то, как умение обрабатывать жизни и детали работы посредством данной четкой и последовательной совокупности может неожиданным образом без шуток оказать влияние на нас и на окружающих.

Как я уже отмечал, использование концепции определения предстоящих действий вносит ясность, стимулирует ответственность, повышает продуктивность и расширяет возможности. Совершенно верно таких же результатов разрешает добиться методичное определение настоящих целей, к каким вы стремитесь; более конкретно – определение проектов, нужных для их успехи.

Определение конкретных дальнейших действий и проектов, касающихся настоящих вопросов качества судьбы, – самое броское проявление продуктивности.

Это все взаимосвязано. Нереально выбрать верное следующее воздействие, если вы не уверены, какой итог желаете взять. Совершенно верно так же итог будет оторван от действительности, в случае если у вас отсутствует ясное познание, что физически вы должны сделать, дабы воплотить его в судьбу.

К этому возможно подойти с различных сторон, и вы должны это сделать, в случае если желаете привести дела в порядок.

Как сформулировал эксперт в области комплексного обучения (в то время, когда задействованы оба полушария головного мозга) и мой хороший приятель Стив Снайдер: «В жизни имеется лишь две неприятности: 1) вы понимаете, чего желаете, но не понимаете, как этого достигнуть, и/либо 2) вы не понимаете, чего желаете». Если он прав (а по-моему, это так), другими словами лишь два решения:

сформулировать цель;
добиться цели.

Это возможно истолковано с позиции моделей «инь/ян», «правое полушарие / левое полушарие», «творец/разрушитель», «мечтатель/реалист» либо каждый эквивалентной модели, которая вам ближе. Сущность в том, что отечественная энергия имеет двойственный и целенаправленный темперамент: мы создаем в собственном воображении вещи, еще не ставшие действительностью, и отождествляем себя с ними на всех уровнях. А в то время, когда мы это делаем, то поймём, как поменять существующую действительность, дабы она начала соответствовать отечественным представлениям, и находим стимулы сделать это.

Мы всегда создаём и воплощаем.

Задачи, занимающие ваше внимание, требуют от вас определенных намерений. «Это что может значить для меня?»; «Из-за чего это тут?»; «Чего я желаю добиться?» («Каков желаемый итог?») У каждого вопроса, что вы вычисляете незавершенным, должен быть критерий «завершенности».

Когда вы сделали вывод, что нужно что-то поменять, и у вас имеется модель действий, вы задаете себе вопрос: «Как это реализовать?» и/либо «Какие конкретно ресурсы и как нужно распределить, дабы это реализовать?» («Каково следующее воздействие?»).

Сейчас вы, должно быть, уже увидели, что методика Getting Things Done отнюдь не есть новой разработкой либо изобретением – она просто формулирует те принципы работы, каковые все мы используем бессознательно. Но, отдавая себе в этом отчет, вы имеете возможность осознанно укрепить эти правила, дабы несложнее получать отличных показателей.

«В жизни не существует высшего удовольствия, чем удовольствие от преодоления трудностей, успехи новых удач, их новых исполнения и созревания желаний», – Сэмюэл Джонсон, поэт, критик .

работа и Ваша жизнь складываются из действий и результатов, каковые вы делаете более либо менее сознательно. Являются ли они просто менее осознанной реакцией на внешние события либо более осознанным результатом ваших целенаправленных упрочнений – это лишь ваш выбор. Если вы твердо решили забрать обстановку под контроль, а не подчиняться беспрекословно событиям, у вас имеется возможность выяснить, как привести дела в порядок, и овладеть этим мастерством.

Его сущность пребывает в том, дабы всегда применять два основополагающих элемента данной методологии: формулировки определения и желаемого результата конкретных предстоящих действий. Не всегда это не редкость легко, в особенности в случае если речь идет о более узких, духовных качествах вашего жизненного опыта. Но без преодоления и вызова себя нереально чему-либо обучиться либо вырасти.

«Мудрость содержится не столько в том, дабы знать, что делать в принципе, сколько в том, дабы знать, каков следующий ход», – Герберт Гувер, 31-й американский президент.

Хорошая новость содержится в том, что, в то время, когда вы полны решимости справляться со всеми делами, каковые появляются в вашей жизни, на всех уровнях на базе данной динамики, наступает глубокая гармония, и начинают происходить необычные вещи. Вы становитесь высокопродуктивным. Вы ставите перед собой цели и получаете их.

Мастерство справляться с повседневными делами

Мои клиенты довольно часто удивляются тому, как я могу часами сидеть рядом с ними, пока они наводят порядок в собственных коробках, сортируют необработанные электронные сообщения и шепетильно разбираются со всем тем, что накопилось в их физическом и виртуальном пространстве, и у них в голове. В большинстве случаев, большая часть из них испытывают неловкость по причине того, что они так безответственно относились к своим делам, а такого же мнения придерживаются, что мне должно быть смертельно скучно. Совсем напротив!

К моему собственному удивлению, эта часть работы с клиентами думается мне самой увлекательной. Я знаю, какое облегчение и свободу испытывает человек, в то время, когда удачно справляется с этим этапом. Я знаю, что для его прохождения любому из нас необходимы опыт, чёткая концентрация и поддержка: до тех пор пока данный процесс не станет привычной практикой, к нему необходимо относиться со всем вниманием.

Любой раз, замечая, как клиент определяет какую-то проблему, которая уже продолжительное время тяготит его, а после этого решает что-то по этому поводу, так что перестает беспокоиться и нервничать, я знаю, что он усиливает в себе критически ответственную привычку. И я знаю, какая большая перемена наступит у этого человека в его отношениях с руководством, партнерами, супругом, детьми и самими собой в течение следующих нескольких часов и, будем сохранять надежду, нескольких суток и лет. Это совсем не скучно.

Это самая неотъемлемая часть моей работы.

Многоуровневое управление результатами

Суть моей работы пребывает в том, дабы расставить выговоры. Как консультант, наставник и тренер я задаю простые вопросы, на каковые довольно часто приобретаю творческие и разумные ответы от вторых людей (а также от самого себя!), что, со своей стороны, выясняется нужным в ситуации и в текущей работе. По окончании отечественных сессий люди не становятся умнее, чем были, – они просто направляют собственные способности в необходимое русло и применяют их более действенно.

Задача в том, дабы соотнести представление об совершенной возможности с повседневной деятельностью. В итоге и то и другое требует однообразного образа мышления.

Неповторимой изюминкой методики GTD с позиций практики есть сочетание результативности наровне с эффективностью, каковые она привносит на все уровни деятельности. Имеется масса источников воодушевления для творческой мысли, ориентированной на «миссию, ценности, видение», и множество простых инструментов, разрешающих не потерять из виду такие мелочи, как телефонные номера, расписания встреч и перечни продуктов. Одновременно с этим запас способов, каковые одинаково действенно трудятся на обоих уровнях и связывают их между собой, очень ограничен.

«Идеалист уверен в том, что кратковременные результаты ничего не означают. Циник не придает значения долговременным итогам. Реалист уверен в том, что все, что сделано либо не сделано за маленький срок, определяет долговременные результаты», – Сидни Харрис, журналист.

«Что это для меня значит?»; «Каков желаемый итог?»; «Каким должно быть следующее воздействие, дабы продвинуться к желаемому результату?» – это главные вопросы, на каковые в определенный момент мы должны ответить касательно всего, что нас тревожит. Таковой эти инструменты и образ мышления окажутся вам нужными кроме того больше, чем вы имеете возможность представить.

Сила естественного планирования

Сокровище модели естественного планирования проектов содержится в том, что она предлагает комплексный, эластичный и согласованный подход к обдумыванию любой ситуации. Тогда как базисный пятиступенчатый процесс сбора, обработки, организации, выполнения и обдумывания есть последовательным методом добиться стабильности во всех качествах судьбы, модель естественного планирования снабжает возможность контроля над обстановкой в более конкретных областях.

Ставить под сомнение цели всего, что вы делаете, – это проявление здравого и зрелого подхода. Ощущать себя комфортно, визуализируя успех еще перед тем, как стали ясны способы, – это замечательная черта, которую необходимо развивать. Готовность генерировать идеи, хорошие либо нехорошие, высказывать и фиксировать их все без критической оценки есть непременным условием творческого мышления.

Обрабатывать бессчётные идеи и разнообразную данные, разбивая ее на составляющие, определяя последовательности, расставляя приоритеты, с целью достижения конкретного результата – нужный умственный навык. А принятие ответов о следующих действиях, каковые практически ведут к трансформации обстановки, – база продуктивности.

«Я уважаю людей, каковые совершенно верно знают, чего желают. Источником большинства бед в мире есть то, что люди не в полной мере поймут личные цели. Они пробуют возвести башню, но на закладку ее фундамента тратят так мало упрочнений, что не хватило бы и на постройку жалкой лачуги», – Иоганн Вольфганг фон Гёте.

Свойство объединить все эти составляющие, верно распределив силы и время, возможно, делается главным компонентом опытной компетенции в новом тысячелетии. Но это свойство еще не стало нормой опытного и личного поведения, до этого еще далеко. Применение этого подхода во всех сферах судьбы все еще остается непростой задачей.

Модель естественного планирования закономерна, но во многих случаях ее использование не происходит машинально.

Однако кроме того частичное применение данной модели снабжает огромные преимущества. Отзывы, каковые я приобретаю в течение многих лет, постоянно подтверждают тот факт, что кроме того незначительный сдвиг в сторону применения модели естественного планирования ведет к значительным улучшениям. Мне приятно видеть, что мозговой штурм делается стандартным инструментом, что многие люди внедряют во все сферы собственной жизни.

Я рад слышать, что начальники, каковые применяли эту модель для организации серьёзных обсуждений и встреч, достигли больших результатов. Все эти факты только подтверждают, что именно естественный механизм работы отечественного сознания нужен с целью достижения любой цели в реальности.

Эта модель представляет собой только базисный принцип определения желаемых дальнейших действий и результатов для всего, что мы вычисляем собственной работой. В то время, когда два этих главных принципа станут нормой повседневной деятельности, отечественная продуктивность поднимется на новый уровень. Добавьте мозговой штурм – наиболее фиксирования идей и творческий инструмент выражения, деталей и перспектив проектов, – и вы создадите комплект действенных приемов поведения, разрешающих сохранять хладнокровие и справляться с делами.

Переход к хорошей корпоративной культуре

Для увеличения стандартов продуктивности команды не нужно особенных трансформаций. Я всегда получаю отзывы о том, что рабочий процесс неизменно делается более стремительным и действенным, в то время, когда пара главных сотрудников компании начинают использовать эту методику.

Во всех известных мне компаниях все более громадное значение покупают такие факторы, как конструктивная оценка деятельности, распределение активов, выстраивание процессов коммуникации, процедур деятельности и политики компании в соответствии с желаемыми результатами и целями. В наше время перед компаниями появляются все новые непростые задачи, источниками которых являются глобализация, борьба, технологическое развитие, смена рынков, непредсказуемые колебания экономики, и увеличение выпуска продукции и уровня производительности. А потому мышление в терминах «итог/воздействие» делается стандартной моделью в двадцать первом веке.

К чему мы желаем прийти на данной встрече? Для чего нужна эта форма? Какими качествами обязан владеть совершенный кандидат на эту должность? Чего мы желаем добиться, используя это ПО? Подобные вопросы так же, как и прежде ставятся достаточно редко.

На серьёзных встречах звучит большое количество прекрасных слов.

Но дабы добиться настоящих результатов, необходимо обучиться задавать такие вопросы: «Для чего мы это делаем?» и «Каким будет успешный итог?», а после этого применять ответы на эти вопросы на операционном уровне в собственной повседневной деятельности.

В большинстве случаев, вопросы продуктивности, звучащие на наибольших уровнях в компаниях, с которыми мы трудимся, сконцентрированы около деловых встреч и электронной почты: они касаются избыточного количества того и другого, и необходимости тратить вследствие этого через чур много времени на вопросы, не имеющие стратегической важности. Эти каналы коммуникации весьма легко смогут превратиться в непродуктивные воронки, выкачивающие энергию.

Деловые встречи с несформулированной четкой целью ведут к ненужным электронным письмам, а это приводит к необходимости встреч для прояснения обстановки, за которыми направляться еще больше Email, и т. д. Как электронная переписка, так и деловые заседания являются неотъемлемыми элементами судьбы любой компании. К сожалению, через чур довольно часто они попадают в категорию неизбежного зла, в основном из-за отсутствия четкой связи с желаемыми результатами и целями.

В случае если человек переходит от комплекса и жалоб жертвы к определению желаемых конкретных действий и результатов, потенциал его возможностей естественным образом возрастает. В то время, когда подобная модель поведения делается стандартом для команды сотрудников, это положительно отражается как на результате работы, так и на корпоративном духе. Имеется масса вторых возможностей и проблем, которыми стоит заниматься.

пассивное сопротивление и Негативное отношение должны смениться концентрацией на желаемых итогах на соответствующих уровнях горизонта.

То, как сотрудники на персональном уровне справляются со собственными корзинами «Входящие», коммуникацией и электронными сообщениями с окружающими, отражается на макроуровне корпоративной культуры их компании. В случае если задачи не выполняются, то не принимаются заблаговременные ответы о предстоящих действиях; если не все открытые вопросы ответственно контролируются, то в масштабе команды эти неприятности лишь возрастают, а корпоративным стилем работы становятся стресс и постоянные авралы.

В случае если же, наоборот, сотрудники на личном уровне используют правила методики GTD, компания выйдет на новый уровень высокой продуктивности. Неприятности и конфликты некуда не убегут: они остаются неизменно, в то время, когда вы пробуете что-то поменять (либо сохранить) в нашем мире. Но однако правила управления деятельностью, обрисованные в книге, разрешат вам сконцентрироваться и создать условия для самоё эффективного их разрешения.

«Видение без работы – только мечта, работа без видения – каторжный труд, а работа и видение – надежда всей земли», – Церковный манускрипт, Сассекс, Англия, около 1730 года.

Меня довольно часто задают вопросы, как моя методика может оказать помощь компании. Все предлагаемые мной правила совершенно верно так же применимы по отношению к компании, как и к отдельному человеку. Для любой команды либо компании актуальны все те же главные способы: сбор всего, что требует внимания команды, определение желаемых результатов и требуемых предстоящих действий, регулярный обзор текущей обстановке с учетом новых событий и периодическое перераспределение ресурсов.

Но совершенно верно так же как нереально научить компанию просматривать, нереально ожидать того, что она обязательно «улучшится» с применением методики GTD. Для работы в условиях экономики знаний практически всем компаний требуются люди, могущие просматривать, – для этого возможно организовать обучение и обеспечить помощь. Компаниям кроме этого необходимы люди, с уверенностью обладающие мастерством справляться с делами и талантливые функционировать на новом уровне, соответствующем современным условиям.

В то время, когда это проявляется в компании через ее ожидания, обучение, модели деятельности сверху вниз, итог в плане продуктивности деятельности обещает стать впечатляющим.